Tips Rapat yang Efektif

Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Lalu bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil?

Rapat di proyek sering tidak efektif yang merupakan penyakit yang sering terjadi. Rapat sering membahas hal-hal yang tidak penting, keluar jalur yang terlalu lama, terjadi perdebatan yang terlalu panjang, molor, kebanyakan peserta, materi tidak menarik, dan lain-lain. Untuk membuat rapat menjadi efektif, harus dilakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting untuk dipertanyakan dalam usaha untuk mengambil keputusan. Di proyek banyak sekali pekerjaan yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Di samping itu pula tidak semua keputusan harus dilakukan dengan mengadakan rapat.

2.  Tetapkan tujuan atau target rapat. Tujuan rapat harus ditetapkan agar rapat berjalan sesuai koridornya. Tujuan rapat harus dikomunikasikan dalam undangan rapat agar peserta rapat akan fokus terhadap target tersebut selama mengikuti rapat.

3. Tentukan waktu dan durasi rapat yang tepat. Carilah jadwal rapat sedemikian ada waktu bagi peserta rapat untuk menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan dan jadwal rapat tidak mengganggu pekerjaan lainnya. Rapat sebaiknya dilakukan pagi hari. Sesuaikan durasi rapat dengan agenda pembicaraan. Durasi rapat sebaiknya +/- 1 jam. Jika agenda rapat banyak, pecahlah rapat menjadi rapat kecil oleh tim kecil yang lain.

4. Siapkan agenda rapat. Tugaskan seorang anggota tim proyek yang khusus untuk mempersiapkan agenda rapat dan sekaligus nantinya akan menjadi notulis. Dalam agenda itu disampaikan nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, materi yang akan dibahas dan data yang harus dipersiapkan.

5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Rapat harus dimulai tepat waktu. Begitu pula selesainya. Ini akan menciptakan situasi disiplin dan memberikan respect pada kepemimpinan rapat. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta 5 atau 7 orang yang berkompeten Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak. Usahakan tidak mengundang lebih dari 7 orang. Karena hanya akan membuat rapat menjadi tidak efektif.

7. Catatlah jalannya rapat. Semua kesimpulan pembahasan harus dicatat, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali. Akan lebih baik untuk mencatat perjalanan rapat langsung di komputer, agar notulen rapat dapat segera dibagikan.

8. Usahakan semua anggota berpartisipasi memberikan pendapat. Banyak rapat di proyek dimana para anggotanya hanya mendengarkan dan rapat hanya diisi oleh pendapat segelintir anggota. Berilah pancingan-pancingan tertentu pada anggota yang cenderung malas untuk berpendapat. Semakin banyak pendapat akan menghasilkan solusi alternatif keputusan yang lebih baik.

9. Kelola konflik dengan bijak. Jika terjadi konflik dalam rapat, pemimpin rapat haruslah menggunakan resolusi konflik smoothing. Hal ini untuk tetap menjaga situasi yang kondusif selama jalannya rapat. Hindari konflik yang disfungsional yang membawa rapat kearah kinerja yang tidak optimal. Pemimpin rapat harus mampu untuk mencairkan suasana dengan joke dan ice breaking tertentu.

10. Buatlah sebanyak mungkin keputusan. Anggota proyek yang mengikuti rapat akan merasa ada progress dalam menyelesaikan masalah. Ini akan membuat beban mereka dalam melaksanakan pekerjaannya menjadi lebih ringan. Kepastian akan pekerjaanpun akan tinggi. Jika terpaksa untuk menunda keputusan, usahakan agar dapat diputuskan sesegera mungkin. Keputusan yang terlalu lama akan menurunkan kredibilitas pemimpin proyek.

11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Buat dan catat kesimpulan hasil akhir rapat. Kesimpulan rapat dapat berupa keputusan masalah dan strategi tindak lanjut dalam menyelesaikan masalah proyek. Kesimpulan tersebut harus disampaikan sebelum rapat ditutup dengan menghubungkannya dengan sasaran proyek dan sampaikan pula peran masing-masing anggota dalam tercapainya sasaran tersebut. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir dengan segera. Jangan membagikan notulen hasil rapat dalam waktu yang lama. Notulen rapat akan menjadi dasar program kerja masing-masing anggota.

12. Evaluasi hasil rapat. Lakukanlah evaluasi hasil rapat dengan menentukan sendiri milestone-milestone tertentu atas strategi yang telah ditentukan target waktunya. Menentukan milestone perlu untuk mengetahui lebih dini mengenai berjalannya strategi hasil rapat proyek.

Dalam perjalanan rapat dari awal hingga akhir, sekali-sekali pemimpin rapat harus menyampaikan kepada anggota mengenai etika dalam melakukan rapat. Terlebih jika situasi rapat mulai mengarah pada hal yang tidak efektif seperti perdebatan yang hanya mempertahankan egoisme. Dalam momentum rapat tertentu, pemimpin rapat perlu menyampaikan satu atau beberapa hukum komunikasi yang efektif dalam bentuk penyampaian yang dapat diterima para anggota rapat, yaitu:

Respect. Rasa hormat dan saling menghargai (respect) merupakan hukum pertama dalam berkomunikasi. Manusia selalu ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita harus mengkritik atau memarahi seseorang, kita bisa melakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik secara individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Empathy. Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasarat utama dalam memiliki sifat empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Rasa empati akan menimbulkan respek. Rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Banyak di antara kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah.

Audible. Pesan yang kita sampaikan harus audible, artinya pesan dapat diterima dan dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Untuk itu, pesan bisa disampaikan melalui berbagai media, seperti alat bantu audio visual. Dari sisi media untuk penyampaian pesan, penggunaan teknologi bisa membantu melipatgandakan pancaran sinyal pesan yang kita sampaikan sehingga pesan bisa diterima oleh jauh lebih banyak orang.

Clarity. Pesan yang kita sampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang berlainan. Pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap transparan sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan atau anggota tim kita. Keterbukaan akan mencegah timbulnya sikap saling curiga yang akan menurunkan semangat dan antusisme tim kita.

Humble. Sikap rendah hati (Humble) adalah unsur yang terkait dengan hukum pertama, yaitu respect. Untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati adalah sikap yang penuh melayani, sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Demikian tips dari kami jika anda memiliki masalah mempersiapkan kick-off meeting dapat menghubungi kami…

Dikutip : manajemenproyekindonesia.com